KALLA FLOW Automatisoi prosessit älykkäillä AI-agenteilla ja kasvata tuottavuutta

KALLA FLOW on AI-agenttipohjainen automaatioratkaisu, joka hoitaa toistuvia manuaalisia työvaiheita: tiedon hakemista ja syöttämistä eri järjestelmiin, dokumenttien laatimista, raporttien koostamista sekä sähköpostien, tilausten ja laskujen käsittelyä. Agentti vastaanottaa tehtävän, hakee tarvittavat tiedot kytketyistä järjestelmistä ja suorittaa sovitut työvaiheet – joko itsenäisesti tai ihmisen hyväksynnän kautta. Toteutus räätälöidään yrityksen prosesseihin ja järjestelmiin.

Perinteinen RPA toimii parhaiten ennalta määritellyissä ja vakaissa työnkuluissa: kun prosessi, syöte tai käyttöliittymä muuttuu, sääntöpohjainen automaatio voi vaatia ylläpitoa. KALLA FLOW perustuu agenttiseen tekoälyyn, joka tulkitsee sisältöä, mukautuu vaihteleviin tilanteisiin ja käsittelee myös strukturoimatonta aineistoa, kuten sähköposteja ja dokumentteja.

Teknologiat eivät sulje toisiaan pois: olemassa olevia automaatioita voidaan hyödyntää osana kokonaisuutta, ja tekoäly tuo niihin joustavuutta, jota sääntöpohjainen toteutus ei yksin tavoita.

Tyypillisiä kohteita ovat esimerkiksi:

• tilausten käsittely sähköpostista ERP-järjestelmään
• laskujen ja dokumenttien käsittely
• viestien luokittelu ja reititys oikealle tiimille
• asiakaspalvelun kyselyihin vastaaminen
• raporttien koostaminen sekä tietojen siirto ja täydennys järjestelmien välillä

Paras ensimmäinen kohde on prosessi, joka toistuu usein, vie paljon työaikaa, vaatii erityistä tarkkuutta tai sisältää paljon manuaalista tiedonsiirtoa – ja jonka lähtötiedot ovat digitaalisessa muodossa. Automaatio voi olla perusteltu myös harvemmin toistuvassa työssä, jos se vie kerralla merkittävästi aikaa tai jos virheiden välttäminen on liiketoiminnalle tärkeää. Automatisoitava työnkulku määritellään aina yhdessä, ja autonomian taso valitaan prosessikohtaisesti.

Kyllä, asiakaspalvelu on yksi tyypillisimmistä käyttökohteista. Agentit voivat vastata asiakkaiden kysymyksiin välittömästi vuorokauden ympäri, ratkaista rutiinitapaukset itsenäisesti ja eskaloida monimutkaiset tai erikseen sovitut tapaukset ihmiselle.

Kanavina voivat toimia esimerkiksi sähköposti, verkkosivun chat ja pikaviestikanavat sekä puhelinkanava puheagentin avulla. Asiakkaalle kerrotaan selkeästi, että hän asioi tekoälyn kanssa, kuten EU:n tekoälyasetuksen avoimuusvelvoitteet edellyttävät.

Puheagenttien kehitys on ollut viime vuosina poikkeuksellisen nopeaa, ja nykyinen puheagentti on aivan eri tasolla kuin vielä vuosi tai kaksi sitten. Vastausviive on lyhentynyt murto-osaan aiemmasta, ja hyvin rajatussa, teknisesti oikein toteutetussa käyttötapauksessa agentti vastaa lähes ihmiskeskustelun luonnollisessa rytmissä. Soittaja voi puhua vapaasti omin sanoin, keskeyttää agentin ja tarkentaa asiaansa kesken lauseen – agentti mukautuu vuoronvaihtoon sen sijaan, että soittaja etenisi valikossa näppäinvalinnoilla.

Puheagentti ei myöskään vain keskustele, vaan voi toteuttaa toimenpiteitä puhelun aikana: hakea soittajan tiedot, tarkistaa tilauksen tilan, tehdä ajanvarauksen tai kirjata yhteydenoton järjestelmään – kytkettyjen järjestelmien ja sovittujen käyttöoikeuksien rajoissa. Monimutkaiset tai erikseen sovitut tapaukset agentti siirtää ihmiselle kesken puhelun. Lopullinen käyttökokemus riippuu puhekanavan laadusta, taustajärjestelmistä ja siitä, miten poikkeustilanteet on suunniteltu.

Kyllä, aina kun niin halutaan. Autonomian taso päätetään työnkulkukohtaisesti: tekoäly voi hoitaa tehtävän itsenäisesti tai pyytää ihmiseltä vahvistusta ennen tiettyjen toimenpiteiden toteutusta (human-in-the-loop).

Hyväksyntä voi tapahtua myös dynaamisesti tarpeen mukaan – esimerkiksi vain silloin, kun tapaus poikkeaa tavanomaisesta tai ylittää sovitun rajan. Liiketoiminnan kannalta kriittiset toimet kannattaa pitää ihmisen hyväksynnän takana ainakin käyttöönoton alkuvaiheessa.

Hyödyt konkretisoituvat tyypillisesti neljällä alueella:

• Nopeus: käsittelyaikaa voidaan lyhentää merkittävästi, kun rutiinivaiheet hoituvat vuorokaudenajasta riippumatta eivätkä odota vuoroaan työjonossa. Hyödyt näkyvät jo kansainvälisissä tutkimuksissa ja toteutuksissa, joissa on raportoitu merkittäviä parannuksia käsittely- ja läpimenoaikoihin.
• Laatu: manuaalisen syöttö- ja siirtotyön väheneminen vähentää inhimillisiä virheitä ja tekee käsittelystä johdonmukaista.
• Skaalautuvuus: volyymipiikkejä voidaan tasata ilman, että jokaista ruuhkahuippua varten tarvitaan vastaavaa määrää lisätyötä, koska agentit mukautuvat kysynnän vaihteluihin.
• Asiantuntijoiden aika: rutiineista vapautuva aika voidaan kohdistaa asiakastyöhön ja liiketoiminnan kehittämiseen.

Toteutunut hyöty riippuu lähtöprosessista, volyymeista, datan laadusta ja hyväksyntävaiheiden määrästä. Siksi lähtötaso ja mittarit määritellään ennen pilottia, jolloin hyöty voidaan todentaa omista luvuistanne.

Kyllä. Lähtökohtana on integroida automaatio nykyisiin järjestelmiinne, kuten ERP-, CRM-, taloushallinto-, tiketöinti-, puhelin- ja Microsoft 365 -ympäristöihin, järjestelmien tarjoamien rajapintojen ja käyttöoikeuksien avulla. Toteutustapa riippuu järjestelmästä ja siitä, saako agentti vain lukea tietoja vai myös tehdä muutoksia. Tarvittavat rajapinnat, tiedonsiirtotavat ja mahdolliset muutostarpeet arvioidaan ennen toteutusta.

KALLA FLOW ei ole sidottu yhteen tekoälymalliin tai arkkitehtuuriin: kuhunkin tehtävään valitaan parhaiten soveltuva malli esimerkiksi OpenAI:lta, Googlelta, Anthropicilta, xAI:lta, Mistralilta tai avoimen lähdekoodin vaihtoehdoista, tarvittaessa perinteisempään koneoppimiseen yhdistettynä. Valinta tehdään käyttötapauksen, kustannusten ja tietosuojavaatimusten perusteella, ja arkkitehtuuri pyritään rakentamaan niin, että malli voidaan vaihtaa ilman koko ratkaisun uudelleenrakentamista. Näin ette lukitu yhteen mallitoimittajaan, vaan ratkaisu voi hyödyntää tekoälymarkkinan kehitystä jatkossakin.

Valmiit alustat, kuten Microsoft Copilot Studio, Salesforce Agentforce tai UiPath, ovat usein hyvä osa ratkaisua – mutta eivät aina koko ratkaisu. KALLA FLOW:n tehtävä on sovittaa automaatio teidän prosesseihinne, järjestelmiinne, tietosuojavaatimuksiinne ja hyväksyntärajoihinne. Voimme hyödyntää olemassa olevia alustoja, rajapintoja ja malleja, mutta emme sido ratkaisua yhteen toimittajaan, jos käyttötapaus, kustannukset tai datan käsittely edellyttävät muuta. Näin ette osta vain työkalua, vaan mitattavan muutoksen valittuun prosessiin.

Käytännössä autamme valitsemaan, mitä kannattaa automatisoida, millä välineellä se kannattaa toteuttaa ja missä kohdissa ihmisen tulee säilyä päätöksenteossa.

KALLA SENSE analysoi yrityksen tietovirtoja ja nostaa niistä esiin olennaiset havainnot; KALLA FLOW toteuttaa toimenpiteet. Kun palvelut yhdistetään, kriittisestä havainnosta voidaan käynnistää ennalta sovittu jatkotoimi automaattisesti – esimerkiksi eskalaatio vastuuhenkilölle tai kirjaus nykyiseen järjestelmään. Palvelut toimivat myös itsenäisesti, joten liikkeelle voi lähteä kummasta tahansa ja laajentaa myöhemmin.

Hallittu käyttöönotto rakentuu neljälle periaatteelle:

• Rajatut oikeudet: agentin käyttöoikeudet rajataan vähimpään tarvittavaan (least privilege), ja luku- ja kirjoitusoikeudet erotellaan.
• Ihmisen hyväksyntä: kriittiset toimet hyväksytetään ihmisellä.
• Lokitus: agentin toiminta lokitetaan, jolloin sitä voidaan valvoa ja tarvittaessa keskeyttää.
• Sovitut rajat: ennen käyttöönottoa määritellään yhdessä, mitä tietoja automaatio käsittelee, missä niitä käsitellään ja mitä sopimuksia henkilötietojen käsittely edellyttää.

Käsittely-ympäristö valitaan tietosuojavaatimustenne perusteella, ja käsittely voidaan rajata EU-alueelle.

Lähtökohta on, ettei asiakkaan dataa käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Malli ja käsittely-ympäristö valitaan käyttötapauksen ja tietosuojavaatimustenne perusteella: vaihtoehtoina ovat esimerkiksi yrityskäyttöön tarkoitetut pilvirajapinnat, rajatummin hallitut malliympäristöt tai avoimen lähdekoodin mallit. Käsittelyn rajat, säilytysajat, mahdolliset alihankkijat ja datan käyttö määritellään yksiselitteisesti sopimuksissa ennen käyttöönottoa.

Hinta riippuu automatisoitavan prosessin laajuudesta, integraatioiden määrästä, datan valmiudesta ja tarvittavan valvonnan tasosta. Kustannukset muodostuvat tyypillisesti käyttöönottovaiheesta sekä jatkuvasta kuukausipohjaisesta palvelumaksusta – kyse on jatkuvasta palvelusta, ei suuresta kertainvestoinnista.

Työ aloitetaan prosessikartoituksella, jossa tunnistetaan suurimman hyötypotentiaalin kohteet ja määritellään mittarit – näin saatte kustannus- ja hyötyarvion ennen sitoutumista, ja investointipäätös perustuu omiin lukuihinne. Hyvin rajatuissa prosesseissa investointi maksaa itsensä takaisin tyypillisesti 6–18 kuukaudessa, mutta arvio tehdään aina tapauskohtaisesti.

Etenemme kolmessa vaiheessa:

• Prosessianalyysi: kartoitetaan nykyiset työnkulut ja tunnistetaan suurimman potentiaalin kohteet.
• Toteutus: älykkäät AI-agentit suunnitellaan ja toteutetaan integraatioineen.
• Optimointi: suorituskykyä seurataan ja ratkaisua kehitetään jatkuvasti.

Liikkeelle lähdetään rajatusta pilotista, jonka mittarit ja lähtötaso sovitaan etukäteen. Ottakaa yhteyttä, niin kartoitamme yhdessä yrityksellenne sopivan ensimmäisen automaatiokohteen.